Arbeitnehmer, die ihren Firmenwagen auch privat nutzen dürfen, müssen den Privatanteil versteuern, und zwar entweder nach der Ein-Prozent-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode. Letztere ist allerdings mit einem hohen Aufwand verbunden. Nicht nur, dass die Fahrten detailliert aufgezeichnet werden müssen. Hinzu kommt auch, dass alle Kosten per Einzelnachweis zu belegen sind. Eine Schätzung von Aufwendungen kommt selbst dann nicht in Betracht, wenn der Arbeitgeber die Kosten seiner Dienstwagen nicht im Einzelnen erfasst hat und es dem Arbeitnehmer daher nahezu unmöglich ist, die Aufwendungen zu belegen. Ob es von dem Grundsatz, wirklich alle Kosten im Einzelnen belegen zu müssen, Ausnahmen gibt, musste nun der Bundesfinanzhof entscheiden. Seine klare Antwort: Es gibt keinerlei Ausnahmen. Eine Schätzung von belegmäßig nicht nachgewiesenen Aufwendungen - im Urteilsfall der Treibstoffkosten - schließt die Anwendung der Fahrtenbuchmethode aus (BFH-Urteil vom 15.12.2022, VI R 44/20).
Der Sachverhalt: Die Klägerin überließ zwei Arbeitnehmern firmeneigene Fahrzeuge, die diese auch privat nutzen durften. Beide Arbeitnehmer führten ordnungsgemäße Fahrtenbücher. Der Prüfer des Finanzamts stellte aber fest, dass zur Berechnung der tatsächlichen Treibstoffkosten geschätzte Werte hinsichtlich der Verbrauchswerte der Fahrzeuge und der Treibstoffpreise zugrunde gelegt worden waren. Der Grund hierfür war, dass die Betankung der Fahrzeuge an einer betrieblichen Zapfsäule ohne Anzeige der Mengenabgabe und des Preises erfolgt war. Daraufhin berechnete er den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung der Firmenwagen pauschal nach der Ein-Prozent-Methode. Die hiergegen gerichtete Klage war zwar erfolgreich, doch der BFH gab der Revision des Finanzamts statt. Zur Begründung verweist der BFH auf den Gesetzeswortlaut: § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG setzt für die Fahrtenbuchmethode voraus, dass alle Kfz-Kosten durch Belege nachgewiesen werden.
Hinweis: Bei Dienstreisen, die mit dem privaten Pkw - also nicht mit dem Dienstwagen - unternommen werden, ist hingegen anerkannt, dass die Treibstoffkosten geschätzt werden dürfen. Das heißt: Statt die Dienstreisepauschale von 30 Cent/Km in Anspruch zu nehmen, kann der tatsächliche Kilometer-Kostensatz eines Fahrzeugs ermittelt werden. Und dabei dürfen die Treibstoffkosten anhand des durchschnittlichen Kraftstoffverbrauchs geschätzt werden (BFH-Urteil vom 07.04.1992, BStBl 1992 II S. 854).
