Zur Vermeidung von Steuerhinterziehung sind die Anforderungen an elektronische Kassen in den letzten Jahren zunehmend verschärft worden. Im Jahr 2020 etwa wurde die Pflicht zum Einsatz eines Aufzeichnungssystems mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) beschlossen. Außerdem müssen elektronische Kassen für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg mit bestimmten Daten ausgeben können. Unternehmer müssen dem Finanzamt (FA) Art und Anzahl ihrer Kassen melden. Ab dem 01.01.2025 ist nun eine Meldung von elektronischen Kassensystemen mittels Datenübertragung über das Portal „Mein Elster“ oder die sog. ERiC-Schnittstelle an die Finanzbehörden möglich und grundsätzlich verpflichtend.
Welche Daten müssen gemeldet werden?
Wenn Sie ein elektronisches Kassensystem einsetzen, müssen Sie dem FA künftig per Datenfernübertragung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz die folgenden Daten mitteilen:
- Ihren Namen
- Ihre Steuernummer
- die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
- die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- die Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- das Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- das Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Die Fristen im Überblick
Spätestens nach Ablauf einer Übergangsfrist zum 30.06.2025 sind sämtliche elektronischen Kassensysteme innerhalb eines Monats zu melden. Hieraus ergeben sich folgende Meldefristen:
| Sachverhalt | Frist |
|---|---|
| vor dem 01.07.2025 angeschaffte Systeme | Meldung bis zum 31.07.2025 |
| ab dem 01.07.2025 angeschaffte Systeme | Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung |
| ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommene Systeme | Meldung innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme |
Bei jeder Mitteilung muss nicht nur das an- oder abgemeldete Gerät, sondern müssen stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung übermittelt werden. Auch gemietete oder geleaste Systeme gelten als angeschafft und sind meldepflichtig. Für das Kassensystem ist generell eine Verfahrensdokumentation zu führen. Diese sollte um eine Prozessbeschreibung hinsichtlich der neuen Meldepflichten ergänzt werden.
Mögliche Sanktionen bei Nichtmeldung
Verstöße gegen die Meldepflichten können mit einem Zwangsgeld belegt werden, zudem drohen empfindliche Zuschätzungen. Die Finanzbehörden können im Rahmen der Kassennachschau unangekündigt während der Geschäftszeiten die elektronische Kasse und damit auch die Einhaltung der Meldepflicht überprüfen. Weitere haftungsrechtliche, bußgeldrechtliche oder gar strafrechtliche Konsequenzen hängen vom Einzelfall ab.
