Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit, die neben dem Grundlohn gezahlt werden, sind bis zu bestimmten Höchstgrenzen steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 3b EStG). Wichtig ist allerdings, dass Einzelaufzeichnungen über die abgeleisteten Stunden vorliegen. Ohne entsprechende Unterlagen sind die Zuschläge nicht steuerfrei (so z.B. Finanzgericht Düsseldorf, Urteil vom 27.11.2020, 10 K 410/17 H, L). Mit den Anforderungen an die Einzelaufzeichnungen hat sich nun auch das Schleswig-Holsteinische Finanzgericht befasst. Es hat entschieden, dass es für die Steuerfreiheit der Zuschläge unschädlich ist, wenn die Aufzeichnungen des Arbeitgebers keine genaue Anfangszeit und Schlusszeit der jeweiligen Nachtarbeit enthalten, sofern die Ableistung der Nachtarbeit unstreitig ist (Urteil vom 9.11.2022, 4 K 145/20).
Der Sachverhalt: Der Arbeitgeber hatte an seine Arbeitnehmer teilweise Nachtzuschläge gezahlt und diese als steuerfrei behandelt. Es war unstreitig, dass die jeweiligen Personen die Nachtarbeit durchgeführt haben. Der Arbeitgeber führte auch durchaus entsprechende Aufzeichnungen, die dies einwandfrei erkennen ließen. Streitig war jedoch, ob die Steuerfreiheit deshalb zu verwehren ist, weil nicht die genaue Uhrzeit (Beginn und Ende der Arbeit), sondern lediglich der Zeitrahmen und die darin geleistete Stundenzahl angegeben wurden (z.B. 4 Stunden innerhalb der Zeit von 20 Uhr - 6 Uhr). Nach Auffassung des Finanzgerichts war die fehlende Präzision der Aufzeichnungen unschädlich und die Steuerfreiheit war zu gewähren.
Zwar verlange die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs durchaus, dass Einzelaufstellungen (einschließlich Anfangs- und Schlusszeit) der tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden zur Nachtzeit vorliegen müssen. Doch diese Anforderung sei nicht absolut, sondern lasse Ausnahmen zu. Sie habe im Übrigen lediglich dazu gedient, die subjektive Tatsache der Verknüpfung zwischen konkreter Nachtarbeit und Lohnzahlung - in Abgrenzung zu pauschalen Zuschlägen - zu belegen und die Anzahl der Stunden sichtbar zu machen. Die Aufzeichnungen erfüllten indes keinen Selbstzweck. Soweit daher die gesetzlichen Voraussetzungen unstreitig erfüllt seien, seien ungenauere Aufzeichnungen unschädlich (so z.B. BFH-Urteil vom 22.10.2009, VI R 16/08). Angesichts dessen war die Steuerfreiheit nach § 3b EStG im Streitfall nicht zu versagen.